Stała obsługa techniczna obiektów

Santier wykonuje obsługę techniczną budynków w zakresie instalacji wentylacyjnych, klimatyzacyjnych, elektrycznych, odgromowych oraz wybranych urządzeń przeciwpożarowych. Obsługujemy wspólnoty mieszkaniowe, budynki wielorodzinne, garaże podziemne, lokale usługowe, budynki biurowe, obiekty komercyjne oraz nieruchomości zarządzane przez administratorów i zarządców.

W ramach obsługi technicznej wykonujemy między innymi: okresowe przeglądy wentylacji, pomiary skuteczności wentylacji, serwis urządzeń wentylacyjnych i klimatyzacyjnych, przeglądy systemów oddymiania garaży i klatek schodowych, badania instalacji elektrycznych, sprawdzenia głównych i przeciwpożarowych wyłączników prądu, badania instalacji odgromowej, serwis klap przeciwpożarowych oraz kontrolę oświetlenia awaryjnego.

Naszym celem jest nie tylko wykonanie protokołu, ale również dostarczenie zarządcy praktycznej informacji: co działa prawidłowo, co wymaga naprawy, co warto zaplanować w budżecie i które elementy mogą mieć wpływ na bezpieczeństwo użytkowników budynku.

To dwie różne czynności, które powinny być wyraźnie rozdzielane w dokumentacji budynku.

Okresowy przegląd wentylacji polega na ocenie stanu technicznego instalacji, jej drożności oraz przydatności do dalszego użytkowania. Podczas przeglądu sprawdza się między innymi stan kratek, przewodów, kanałów, urządzeń, dostępnych elementów instalacji, widoczne zabrudzenia, uszkodzenia, niedrożności i nieprawidłowości mogące wpływać na bezpieczną eksploatację budynku.

Pomiar skuteczności wentylacji jest osobną usługą techniczną. Jego celem jest sprawdzenie rzeczywistych przepływów powietrza i ocena, czy pomieszczenia spełniają wymagania higieniczno-sanitarne wynikające z rozporządzenia w sprawie warunków technicznych, jakim powinny odpowiadać budynki i ich usytuowanie, wraz z przywołanymi normami.

W praktyce przegląd odpowiada na pytanie: czy instalacja jest technicznie sprawna, drożna i nadaje się do dalszego użytkowania? Pomiar skuteczności odpowiada na pytanie: czy wentylacja faktycznie zapewnia wymagany przepływ powietrza w lokalach i częściach wspólnych?

Nie. Sam przegląd wentylacji nie potwierdza jeszcze, że mieszkania, lokale usługowe lub pomieszczenia techniczne mają zapewnioną wymaganą wymianę powietrza. Przegląd ocenia stan techniczny instalacji, drożność i przydatność do dalszego użytkowania, ale bez pomiarów nie daje pełnej informacji o rzeczywistych przepływach powietrza.

Dopiero pomiar skuteczności wentylacji pozwala sprawdzić, czy instalacja zapewnia wymagane warunki higieniczno-sanitarne. Ma to szczególne znaczenie w łazienkach, kuchniach, toaletach, lokalach użytkowych, garażach, pomieszczeniach technicznych oraz wszędzie tam, gdzie niewłaściwa wentylacja może powodować wilgoć, zapachy, cofanie powietrza, dyskomfort użytkowników albo przyspieszoną degradację budynku.

Wentylacja to „płuca budynku”. Na jej działanie wpływa wiele czynników: zabrudzone kratki, zamknięte lub zdemontowane nawiewniki, wymiana okien, zmiany w lokalach, remonty, przeróbki instalacyjne, zabrudzenie przewodów, warunki pogodowe, działanie wiatru, zmiana nastaw wentylatorów, nieszczelności, hałas, nadmierne opory instalacji albo ingerencje użytkowników. Dlatego ocena techniczna i pomiary powinny się uzupełniać.

Pomiary skuteczności wentylacji warto wykonywać razem z oceną techniczną instalacji i nie rzadziej niż raz w roku. Dzięki temu zarządca otrzymuje pełniejszy obraz działania budynku: wie, czy instalacja jest technicznie sprawna, drożna i czy rzeczywiście zapewnia wymagane przepływy powietrza.

Pomiary warto zlecić szczególnie wtedy, gdy mieszkańcy zgłaszają wilgoć, zaparowane okna, pleśń, nieprzyjemne zapachy, cofanie powietrza z kratek, zbyt głośną pracę instalacji lub nierówną wentylację pomiędzy lokalami. Są również wskazane po remontach, wymianie wentylatorów, regulacji automatyki, dociepleniu budynku, wymianie stolarki okiennej, zmianie sposobu użytkowania lokali lub modernizacji instalacji.

Pomiary skuteczności wentylacji pomagają nie tylko wykrywać problemy, ale również optymalizować pracę urządzeń wentylacyjnych. Na podstawie wyników można skorygować nastawy wentylatorów, ograniczyć hałas, poprawić bilans powietrza, zmniejszyć zużycie energii i lepiej dostosować pracę instalacji do rzeczywistych potrzeb budynku.

Pomiar skuteczności wentylacji polega na sprawdzeniu rzeczywistych przepływów powietrza w wybranych punktach instalacji. W zależności od typu systemu pomiary wykonuje się na kratkach wentylacyjnych, zaworach, anemostatach, nawiewnikach, wyciągach, punktach pomiarowych w kanałach, czerpniach lub wyrzutniach.

Do pomiarów wykorzystuje się odpowiednie urządzenia pomiarowe, na przykład anemometry, balometry, sondy pomiarowe lub przyrządy do pomiaru ciśnienia różnicowego. Dobór metody zależy od rodzaju instalacji, dostępności punktów pomiarowych i celu badania.

Po zakończeniu prac zarządca otrzymuje protokół zawierający lokalizację punktów pomiarowych, wyniki pomiarów, ocenę nieprawidłowości oraz zalecenia techniczne. Taki dokument jest przydatny przy rozmowach z mieszkańcami, projektantem, wykonawcą, serwisem, inspektorem lub właścicielem budynku.

Wentylacja jest instalacją bardzo wrażliwą na zmiany w budynku. Nawet dobrze wykonany system może po kilku latach działać inaczej niż w momencie odbioru. Wpływ na to mają między innymi zabrudzenia, zużycie urządzeń, zmiany nastaw wentylatorów, zamykanie nawiewników, wymiana okien, remonty lokali, zabudowywanie kratek, zmiany w układzie drzwi, przeróbki instalacyjne, brak regulacji albo różnice ciśnień pomiędzy lokalami.

W budynkach wielorodzinnych problemem bywa również nierównomierna praca pionów wentylacyjnych. Jeden lokal może mieć nadmierny wyciąg, a inny zbyt słaby przepływ powietrza. Bez pomiarów trudno jednoznacznie ocenić skalę problemu.

Dlatego regularna obsługa techniczna wentylacji powinna obejmować zarówno ocenę stanu technicznego, jak i okresowe pomiary skuteczności. Daje to zarządcy realną kontrolę nad instalacją, a nie tylko formalne potwierdzenie wykonania przeglądu.

Serwis urządzeń wentylacyjnych obejmuje kontrolę pracy wentylatorów, central wentylacyjnych, układów automatyki, filtrów, pasków, łożysk, przepustnic, czerpni, wyrzutni, elementów tłumiących, zabezpieczeń elektrycznych i połączeń instalacyjnych.

W przypadku wentylacji mechanicznej sprawdzamy nie tylko to, czy urządzenie się uruchamia, ale również czy pracuje stabilnie, czy nie generuje nadmiernych drgań lub hałasu, czy filtry nie są nadmiernie zabrudzone, czy przepływy są prawidłowe i czy automatyka działa zgodnie z założeniami.

Dobrze prowadzony serwis ogranicza ryzyko awarii, poprawia komfort użytkowników, pomaga utrzymać prawidłowe warunki higieniczno-sanitarne i pozwala zarządcy planować naprawy z wyprzedzeniem, zamiast reagować dopiero po zgłoszeniach mieszkańców.

Tak. Wykonujemy serwis urządzeń klimatyzacyjnych w lokalach usługowych, biurach, portierniach, serwerowniach, pomieszczeniach technicznych, częściach wspólnych i innych przestrzeniach użytkowych.

Zakres serwisu może obejmować czyszczenie filtrów, dezynfekcję jednostek wewnętrznych, kontrolę odpływu skroplin, sprawdzenie pracy jednostek zewnętrznych, kontrolę szczelności instalacji, ocenę stanu przewodów chłodniczych, sprawdzenie automatyki i diagnostykę błędów.

Dla zarządców ważne jest prowadzenie historii serwisowej urządzeń. Pozwala to ocenić, które klimatyzatory wymagają częstszej obsługi, które są awaryjne, a które warto zaplanować do wymiany. Przy większej liczbie urządzeń dobra dokumentacja serwisowa ułatwia również rozliczanie kosztów pomiędzy najemcami, lokalami lub częściami wspólnymi.

System oddymiania garażu jest instalacją bezpieczeństwa, dlatego jego kontrola nie powinna ograniczać się do sprawdzenia, czy wentylator „działa”. W zależności od zastosowanego rozwiązania sprawdzamy wentylatory oddymiające, wentylatory bytowe, wentylatory strumieniowe, klapy, przepustnice, centrale sterujące, czujki, przyciski, zasilanie, automatykę i scenariusze działania.

W garażach szczególnie ważne jest sprawdzenie, czy system reaguje zgodnie z przyjętym scenariuszem pożarowym oraz czy poszczególne elementy wykonawcze uruchamiają się prawidłowo. Dotyczy to zarówno systemów oddymiania kanałowego, jak i systemów strumieniowych.

Przy dużym przeglądzie budowlanym wykonywanym raz na 5 lat Santier zaleca również przeprowadzenie próby zadymiania garażu. Taka próba pozwala sprawdzić w praktyce, czy urządzenia skutecznie usuwają dym oraz czy w budynku nie pojawiły się zmiany mogące wpływać na działanie systemu, na przykład zabudowy, przeróbki, zmiany w organizacji garażu, dodatkowe przeszkody, zmienione trasy przepływu powietrza albo elementy ograniczające skuteczne oddymianie.

Oddymianie klatki schodowej ma zapewnić możliwość odprowadzenia dymu i utrzymania bezpieczniejszych warunków ewakuacji w razie pożaru. Przegląd obejmuje między innymi sprawdzenie klap dymowych, okien oddymiających, siłowników, central sterujących, przycisków oddymiania, czujek, zasilania podstawowego i rezerwowego oraz poprawności sygnalizacji.

Ważne jest nie tylko samo otwarcie klapy lub okna, ale również ocena całego układu: czy urządzenia reagują na sygnał sterujący, czy domykają się prawidłowo, czy nie występują uszkodzenia mechaniczne, czy akumulatory są sprawne i czy system nie zgłasza błędów.

Przy większych przeglądach budowlanych Santier zaleca również praktyczną weryfikację działania systemów oddymiania, w tym — tam, gdzie jest to uzasadnione technicznie — próbę zadymiania lub test funkcjonalny potwierdzający skuteczność odprowadzenia dymu. Budynki zmieniają się w czasie, a modernizacje, wymiany drzwi, zabudowy, przeróbki instalacyjne i zmiany w sterowaniu mogą wpływać na skuteczność oddymiania.

System oddymiania jest układem wielu współpracujących elementów. Samo obejrzenie urządzeń nie wystarcza, aby potwierdzić, że instalacja zadziała prawidłowo w sytuacji pożaru. Wentylator, klapa, siłownik, czujka, centrala sterująca, przycisk i zasilanie mogą wyglądać poprawnie, ale problem może pojawić się dopiero podczas testu działania.

Sprawdzenie funkcjonalne pozwala ocenić, czy system uruchamia się we właściwej kolejności, czy sygnały docierają do urządzeń, czy elementy wykonawcze reagują prawidłowo i czy nie występują błędy w automatyce.

Dla zarządcy jest to szczególnie ważne, ponieważ system oddymiania nie pracuje na co dzień w pełnym trybie pożarowym. Bez regularnych testów trudno mieć pewność, że instalacja będzie skuteczna wtedy, gdy będzie naprawdę potrzebna.

Tak. Wykonujemy kontrolę i serwis klap przeciwpożarowych stosowanych w instalacjach wentylacyjnych. Sprawdzamy dostęp do klap, stan mechaniczny, poprawność otwarcia i zamknięcia, elementy wyzwalające, siłowniki, krańcówki, sygnalizację położenia oraz zgodność pracy z dokumentacją techniczno-ruchową.

Klapy przeciwpożarowe są często zabudowane w przestrzeniach technicznych, sufitach podwieszanych, szachtach lub kanałach, dlatego jednym z częstych problemów jest brak dostępu serwisowego. Zdarza się również, że rewizje są zasłonięte, oznaczenia nieczytelne, siłowniki uszkodzone albo brakuje jednoznacznej informacji, która klapa odpowiada za dany odcinek instalacji.

Dlatego przegląd klap przeciwpożarowych powinien kończyć się konkretnym wykazem sprawdzonych urządzeń, ich lokalizacją, oznaczeniem, wynikiem kontroli i listą usterek. Taka dokumentacja ułatwia późniejsze naprawy i ogranicza ryzyko pominięcia urządzeń w kolejnych latach.

Urządzenia przeciwpożarowe powinny być poddawane przeglądom technicznym i czynnościom konserwacyjnym zgodnie z dokumentacją techniczno-ruchową, instrukcjami producentów oraz wymaganiami właściwych norm. Co do zasady nie powinno się ich wykonywać rzadziej niż raz w roku, a w wielu obiektach instrukcja bezpieczeństwa pożarowego lub producent może wymagać częstszych kontroli.

Dotyczy to między innymi systemów oddymiania, klap przeciwpożarowych, elementów sterowania pożarowego, wybranych urządzeń wentylacji pożarowej, przeciwpożarowych wyłączników prądu oraz oświetlenia awaryjnego.

Dla administratora najbezpieczniejszym rozwiązaniem jest prowadzenie osobnego harmonogramu przeglądów dla każdego systemu. Urządzenia ppoż. nie powinny być traktowane jako jedna ogólna pozycja w kalendarzu, ponieważ różne systemy mogą mieć różne wymagania serwisowe.

Wykonujemy badania instalacji elektrycznych w budynkach mieszkalnych, usługowych i komercyjnych. Zakres może obejmować między innymi sprawdzenie ochrony przeciwporażeniowej, pomiar rezystancji izolacji, ciągłości przewodów ochronnych, impedancji pętli zwarcia, skuteczności samoczynnego wyłączenia zasilania, działania wyłączników różnicowoprądowych oraz ocenę stanu rozdzielnic i osprzętu.

Badania instalacji elektrycznej są ważne zarówno z punktu widzenia obowiązków zarządcy, jak i bezpieczeństwa użytkowników budynku. Dobrze wykonany protokół powinien wskazywać, które obwody zostały sprawdzone, jakie wyniki uzyskano, jakie nieprawidłowości stwierdzono i które elementy wymagają naprawy.

W przypadku budynków wielorodzinnych szczególne znaczenie mają części wspólne, garaże, pomieszczenia techniczne, rozdzielnice administracyjne, zasilanie urządzeń wentylacyjnych, systemów oddymiania, oświetlenia awaryjnego i innych instalacji technicznych.

Tak. W ramach obsługi technicznej możemy sprawdzić działanie głównego wyłącznika prądu oraz przeciwpożarowego wyłącznika prądu, jeżeli taki system występuje w obiekcie. Sprawdzenie obejmuje między innymi ocenę oznakowania, dostępności, stanu technicznego, działania przycisków, obwodów sterowania oraz reakcji instalacji po zadziałaniu wyłącznika.

W przypadku przeciwpożarowego wyłącznika prądu szczególnie ważne jest, aby jego działanie było zgodne z przyjętym rozwiązaniem technicznym budynku. Administrator powinien wiedzieć, czy urządzenie faktycznie odłącza właściwe obwody i czy po zadziałaniu nie pozostają zasilone instalacje, które powinny zostać wyłączone.

Sprawdzenie wyłączników powinno być wykonywane ostrożnie i w uzgodnieniu z zarządcą, ponieważ może powodować przerwy w zasilaniu części instalacji. Dlatego ważne jest wcześniejsze przygotowanie obiektu, poinformowanie użytkowników i określenie zakresu testu.

Badanie instalacji odgromowej obejmuje ocenę stanu zwodów, przewodów odprowadzających, połączeń, złączy kontrolnych, uziomów oraz pomiar rezystancji uziemienia. Sprawdzamy również widoczne uszkodzenia mechaniczne, korozję, przerwane połączenia i elementy, które mogły zostać naruszone podczas remontów dachu, montażu anten, klimatyzatorów, fotowoltaiki lub innych urządzeń.

Dla zarządcy ważne jest, aby instalacja odgromowa była nie tylko zamontowana na budynku, ale faktycznie zachowywała ciągłość i parametry potwierdzone pomiarami.

Po każdej większej ingerencji na dachu warto zweryfikować, czy instalacja odgromowa nie została uszkodzona, rozłączona lub przykryta nowymi elementami technicznymi. Dotyczy to szczególnie budynków, na których montowane są urządzenia klimatyzacyjne, instalacje fotowoltaiczne, nowe kominy, anteny lub elementy konstrukcyjne.

Tak. Wykonujemy kontrolę oświetlenia awaryjnego i ewakuacyjnego w budynkach, w których takie systemy są wymagane lub zainstalowane. Sprawdzamy działanie opraw, oznakowanie, czas podtrzymania, stan akumulatorów, poprawność zasilania oraz ewentualne uszkodzenia widoczne podczas kontroli.

Oświetlenie awaryjne jest jednym z elementów, które mają znaczenie w sytuacji zaniku zasilania lub ewakuacji. Uszkodzone akumulatory, niesprawne źródła światła, brak czytelnego oznakowania lub nieprawidłowo działające oprawy mogą ujawnić się dopiero w sytuacji awaryjnej.

Dla zarządcy ważne jest, aby przegląd oświetlenia awaryjnego obejmował nie tylko ogólne stwierdzenie „działa”, ale również listę sprawdzonych opraw, lokalizację, oznaczenia, wynik kontroli i wskazanie elementów wymagających naprawy lub wymiany.

Zarządcy i administratorzy budynków korzystają dziś z kilku różnych systemów ewidencji: c-KOB, CEEB oraz CRO. Nie są to systemy zamienne. Każdy z nich dotyczy innego zakresu technicznego i innego rodzaju dokumentacji.

c-KOB, czyli Cyfrowa Książka Obiektu Budowlanego, służy do prowadzenia książki obiektu budowlanego. To podstawowe miejsce porządkowania dokumentacji technicznej budynku. W c-KOB lub w papierowej książce obiektu, jeżeli jest jeszcze prowadzona, powinny być ujmowane kontrole okresowe, przeglądy techniczne, konserwacje, naprawy, ekspertyzy, opinie techniczne oraz informacje dotyczące urządzeń przeciwpożarowych.

Do c-KOB / KOB warto wpisywać między innymi: okresowe przeglądy wentylacji, pomiary skuteczności wentylacji jako dokumentację techniczną uzupełniającą ocenę instalacji, badania instalacji elektrycznej, badania instalacji odgromowej, kontrole systemów oddymiania garaży i klatek schodowych, przeglądy klap przeciwpożarowych, sprawdzenia przeciwpożarowego wyłącznika prądu, kontrole oświetlenia awaryjnego oraz zalecenia naprawcze wynikające z wykonanych przeglądów.

CEEB, czyli Centralna Ewidencja Emisyjności Budynków, dotyczy przede wszystkim źródeł ciepła, źródeł spalania paliw oraz dokumentów związanych z kontrolą przewodów kominowych. W przypadku budynków zarządzanych przez wspólnoty i administratorów ważne jest to, że protokoły z kontroli przewodów kominowych — w tym dymowych, spalinowych i wentylacyjnych — sporządza się elektronicznie z wykorzystaniem systemu CEEB, jeżeli kontrola jest wykonywana w tym trybie.

Nie każdy pomiar wentylacji jest jednak automatycznie dokumentem CEEB. Jeżeli Santier wykonuje pomiary skuteczności wentylacji jako techniczne sprawdzenie rzeczywistych przepływów powietrza w lokalach, garażach lub częściach wspólnych, taki protokół powinien być traktowany jako dokumentacja techniczna zarządcy i może być archiwizowany przy książce obiektu budowlanego. CEEB dotyczy przede wszystkim formalnych protokołów kontroli przewodów kominowych, w tym wentylacyjnych, wykonywanych przez osoby uprawnione do takiej kontroli.

CRO, czyli Centralny Rejestr Operatorów, dotyczy urządzeń zawierających określoną ilość czynnika chłodniczego, substancji kontrolowanych lub fluorowanych gazów cieplarnianych. W praktyce może obejmować część urządzeń klimatyzacyjnych, chłodniczych, pomp ciepła oraz wybranych systemów ochrony przeciwpożarowej, jeżeli urządzenie spełnia progi wymagające założenia karty urządzenia lub karty systemu.

Do CRO wpisuje się czynności dotyczące urządzeń objętych rejestrem, na przykład serwis, kontrolę szczelności, naprawy, odzysk czynnika, uzupełnienie czynnika, likwidację urządzenia lub zmianę danych urządzenia. Obowiązek ten dotyczy urządzeń przekraczających określone progi ilości czynnika lub ekwiwalentu CO₂, dlatego nie każda mała klimatyzacja typu split będzie wymagała karty w CRO.

Dla zarządcy najbezpieczniejszą zasadą jest przyjęcie prostego podziału:

• c-KOB / KOB – dokumentacja techniczna budynku, kontrole okresowe, przeglądy, pomiary, konserwacje, naprawy, urządzenia przeciwpożarowe, instalacje elektryczne, odgromowe, wentylacyjne i oddymiające.
• CEEB – deklaracje źródeł ciepła i spalania paliw oraz elektroniczne protokoły z kontroli przewodów kominowych, w tym wentylacyjnych, jeżeli kontrola jest wykonywana w tym trybie.
• CRO – urządzenia klimatyzacyjne, chłodnicze, pompy ciepła i wybrane systemy zawierające F-gazy lub substancje kontrolowane, jeżeli urządzenie przekracza progi wymagające prowadzenia karty.

Warto pamiętać, że wpis w jednym systemie nie zawsze zwalnia z obowiązku uporządkowania dokumentacji w drugim. Przykładowo: kontrola przewodów wentylacyjnych może mieć protokół w CEEB, ale zarządca nadal powinien zadbać o jej odnotowanie w dokumentacji obiektu. Z kolei serwis większego urządzenia klimatyzacyjnego może wymagać wpisu w CRO, ale protokół serwisowy nadal warto przechowywać w dokumentacji technicznej budynku.

Santier pomaga zarządcom nie tylko wykonać przegląd lub serwis, ale również uporządkować dokumentację techniczną: wskazać, które protokoły powinny trafić do książki obiektu, które czynności dotyczą CEEB, a które urządzenia mogą wymagać obsługi w CRO. Dzięki temu administrator ma większą kontrolę nad terminami, odpowiedzialnością i historią techniczną budynku.

Nie każdy przegląd techniczny wykonywany w budynku wymaga osobnego zawiadomienia Powiatowego Inspektoratu Nadzoru Budowlanego. Są jednak sytuacje, w których taki obowiązek występuje i zarządca powinien szczególnie pilnować terminów oraz prawidłowego obiegu dokumentacji.

Pierwsza ważna sytuacja dotyczy obiektów wielkopowierzchniowych, czyli budynków o powierzchni zabudowy przekraczającej 2000 m² oraz innych obiektów budowlanych o powierzchni dachu przekraczającej 1000 m². Takie obiekty podlegają kontroli okresowej co najmniej dwa razy w roku — w terminach do 31 maja oraz do 30 listopada. Po zakończeniu takiej kontroli osoba przeprowadzająca kontrolę zawiadamia właściwy organ nadzoru budowlanego w terminie 7 dni od dnia zakończenia kontroli.

Zawiadomienie odbywa się przez system c-KOB, jeżeli dla obiektu prowadzona jest Cyfrowa Książka Obiektu Budowlanego. Jeżeli dla danego obiektu nie prowadzi się książki w postaci elektronicznej, zawiadomienie składa się pisemnie do właściwego organu nadzoru budowlanego. Co ważne, w przypadku obiektów wielkopowierzchniowych zawiadomienie należy złożyć również wtedy, gdy kontrola nie wykazała uszkodzeń lub braków.

Druga sytuacja dotyczy kontroli, podczas których stwierdzono uszkodzenia lub braki mogące powodować zagrożenie życia lub zdrowia ludzi, bezpieczeństwa mienia albo środowiska. Może to dotyczyć między innymi ryzyka katastrofy budowlanej, pożaru, wybuchu, porażenia prądem elektrycznym, zatrucia gazem albo innych stanów technicznych, które realnie wpływają na bezpieczeństwo użytkowania budynku. W takim przypadku obowiązek usunięcia nieprawidłowości powinien zostać potwierdzony w protokole, a osoba dokonująca kontroli ma obowiązek niezwłocznie przekazać kopię tego protokołu do organu nadzoru budowlanego.

W praktyce oznacza to, że nie każda awaria wentylatora, klimatyzatora, oprawy awaryjnej czy pojedynczego urządzenia technicznego wymaga automatycznego zgłoszenia do PINB. Jeżeli jednak awaria lub stwierdzony stan instalacji może uniemożliwiać bezpieczne korzystanie z budynku, ograniczać ewakuację, powodować zagrożenie pożarowe, porażeniowe, konstrukcyjne albo inne istotne zagrożenie dla ludzi, mienia lub środowiska, sprawa powinna zostać potraktowana jako zagadnienie bezpieczeństwa obiektu, a nie zwykła usterka serwisowa.

Dla zarządcy najbezpieczniejszy jest następujący podział:

Zawiadomienie PINB po kontroli jest wymagane:

• po kontroli okresowej obiektu wielkopowierzchniowego wykonywanej w trybie dwa razy w roku — w terminie 7 dni od zakończenia kontroli;
• gdy w wyniku kontroli stwierdzono uszkodzenia lub braki mogące powodować zagrożenie życia, zdrowia, bezpieczeństwa mienia lub środowiska;
• gdy protokół wskazuje nieprawidłowości mogące wpływać na bezpieczne użytkowanie obiektu i wymagające pilnego usunięcia.

Zwykłe czynności serwisowe i eksploatacyjne zwykle nie wymagają zawiadomienia PINB, jeżeli nie dotyczą kontroli obiektu wielkopowierzchniowego i nie wykazują stanu zagrożenia. Przykładem może być standardowy serwis klimatyzatora, wymiana filtra, czyszczenie wentylatora, regulacja automatyki, wymiana oprawy awaryjnej lub naprawa pojedynczego elementu, o ile nie wpływa to na bezpieczne użytkowanie budynku.

Warto jednak pamiętać, że granica pomiędzy zwykłą usterką a stanem zagrożenia powinna być oceniana technicznie. Jeżeli awaria dotyczy instalacji przeciwpożarowej, oddymiania, przeciwpożarowego wyłącznika prądu, instalacji elektrycznej, wentylacji garażu, elementów konstrukcyjnych lub innych systemów mających wpływ na bezpieczeństwo użytkowników, zarządca powinien potraktować sprawę ostrożnie i zadbać o właściwe udokumentowanie podjętych działań.

Santier pomaga zarządcom nie tylko wykonać przegląd lub pomiar, ale również prawidłowo uporządkować dokumentację: wskazać, czy dana czynność powinna zostać wpisana do c-KOB, czy wymaga zawiadomienia PINB, czy jest zwykłą czynnością serwisową, czy też dotyczy stanu technicznego mogącego wpływać na bezpieczeństwo użytkowania budynku.

Po przeglądzie przekazujemy protokół oraz zalecenia wynikające ze stwierdzonych nieprawidłowości. W praktyce dla zarządcy bardzo ważne jest nie tylko samo wskazanie usterki, ale również określenie jej znaczenia: czy jest to drobna uwaga eksploatacyjna, usterka wymagająca naprawy, czy problem mogący wpływać na bezpieczeństwo użytkowania budynku.

Takie podejście ułatwia planowanie budżetu, przygotowanie uchwał we wspólnocie, zlecanie napraw i komunikację z mieszkańcami. Dobra obsługa techniczna nie kończy się na stwierdzeniu „nie działa”, ale pomaga zarządcy zrozumieć, co trzeba zrobić dalej.

W przypadku większych obiektów zalecenia warto dzielić na pilne, eksploatacyjne i planowane. Dzięki temu administrator może łatwiej ustalić priorytety i uniknąć sytuacji, w której wszystkie usterki są traktowane tak samo, mimo że mają różne znaczenie dla bezpieczeństwa i komfortu użytkowników.